Ce este suita de documente
Pagina descrie fluxul de documente folosit pentru o procedură de achiziții. Spre deosebire de un singur contract, procedura este un container care păstrează reperele, ofertanții, ofertele, decizia și documentele finale legate între ele.
În GenDoc, procedura este tratată ca un dosar operațional cu mai multe documente conectate, nu ca un singur fișier editat manual. Datele se completează o singură dată acolo unde se poate și sunt refolosite în documentele finale.
Această abordare păstrează legătura dintre repere, ofertanți, oferte, câștigător și actele generate pentru aceeași achiziție.
Când se folosește
Se folosește când firma are nevoie de trasabilitate între solicitarea ofertelor, compararea furnizorilor, atribuirea, contractarea și recepția bunurilor sau serviciilor. Este utilă pentru achiziții recurente sau dosare interne care cer justificare.
Utilizatorul poate porni de la firma proprie sau, în cazul prestatorilor, de la firma gestionată din portofoliu. Astfel, dosarul se construiește în contextul corect și nu se amestecă datele între clienți.
Ce date trebuie completate
Pentru documente procedură achiziții, formularul cere datele necesare documentului și ascunde detaliile care nu sunt relevante pentru flux. În mod obișnuit, trebuie pregătite:
- datele firmei și titlul procedurii
- repere, cantități și descrieri
- ofertanți și oferte primite
- criterii, câștigător și valori
- date pentru contract, recepție, acceptanță și garanție
Cum te ajută GenDoc să generezi suita
GenDoc păstrează datele procedurii într-un flux comun. Informațiile introduse la început pot fi refolosite în cereri, PV atribuire, contract, PV recepție, PV acceptanță și documente de garanție.
Completarea asistată AI este folosită pentru reducerea erorilor, nu pentru eliminarea controlului utilizatorului. Platforma poate propune date, poate semnala lipsuri și poate păstra consecvența între șablon, formular și documentele finale ale procedurii.
Ce verificări face platforma
Înainte de generare, GenDoc afișează o previzualizare a datelor și verifică elementele care pot duce la documente incomplete sau greu de folosit.
- verifică existența furnizorilor și reperelor
- semnalează lipsa ofertelor necesare
- păstrează legătura dintre ofertă și documentul final
- afișează previzualizarea documentelor generate
- arhivează documentele în dosarul firmei
Export PDF/DOCX
Documentele procedurii pot fi exportate individual în PDF/DOCX, iar dosarul poate rămâne urmărit în platformă pentru arhivă și verificări ulterioare.
Exportul este ultimul pas al fluxului. După generare, documentele pot fi descărcate, transmise sau păstrate în dosarul procedurii, iar utilizatorul poate reveni la istoric când are nevoie de verificare.
Întrebări frecvente
Procedura este un singur document?
Nu. Este un flux care poate genera mai multe documente legate de aceeași achiziție.
Pot genera doar un document din procedură?
Da, în funcție de stadiul procedurii și de datele completate.
Datele se copiază între documente?
GenDoc refolosește datele procedurii ca să reducă reintroducerea manuală și erorile.
Generează documentele în GenDoc
După ce pornești procedura, completezi datele firmei, reperele și furnizorii. GenDoc refolosește informațiile în cereri, PV-uri, contracte și documentele finale ale dosarului.