Ce este documentul
Decontul de cheltuieli este documentul prin care firma evidențiază sume plătite de angajați, administratori sau colaboratori pentru activitatea societății. El ajută la organizarea bonurilor, facturilor și explicațiilor necesare pentru verificare.
În GenDoc, documentul este tratat ca un flux controlat, nu ca un fișier editat manual de la zero. Datele se completează în formular, sunt grupate pe secțiuni și sunt păstrate în snapshotul documentului pentru ca arhiva să rămână clară.
Această abordare ajută firma să păstreze aceeași logică de completare la fiecare generare.
Când se folosește
Se folosește pentru deplasări, carburant, cazare, achiziții mici, taxe sau alte costuri plătite în numele firmei. Este util când sunt mai multe documente justificative și trebuie păstrată o structură clară.
Utilizatorul poate porni de la firma proprie sau, în cazul prestatorilor, de la firma gestionată din portofoliu. Astfel, documentul se generează în contextul corect și nu se amestecă datele între clienți.
Ce date trebuie completate
Pentru decont cheltuieli online, formularul cere datele necesare documentului și ascunde detaliile care nu sunt relevante pentru flux. În mod obișnuit, trebuie pregătite:
- persoana care face decontul
- data și numărul documentului
- lista cheltuielilor
- documente justificative și sume
- explicații, conturi sau observații unde sunt necesare
Cum te ajută GenDoc să îl generezi
GenDoc permite completarea cheltuielilor pe rânduri și poate folosi OCR/AI pentru fișiere justificative dacă integrarea este activă. Utilizatorul verifică fiecare linie înainte de generarea finală.
Completarea asistată AI este folosită pentru reducerea erorilor, nu pentru eliminarea controlului utilizatorului. Platforma poate propune date, poate semnala lipsuri și poate păstra consecvența între șablon, formular și documentul final.
Ce verificări face platforma
Înainte de generare, GenDoc afișează o previzualizare a datelor și verifică elementele care pot duce la documente incomplete sau greu de folosit.
- semnalează câmpuri lipsă pe cheltuieli
- păstrează legătura cu documentele justificative
- permite corectarea liniilor extrase
- verifică totalurile unde este cazul
- afișează previzualizarea înainte de export
Export PDF/DOCX
După confirmare, decontul poate fi exportat în PDF/DOCX și păstrat în arhiva firmei împreună cu atașamentele relevante.
Exportul este ultimul pas al fluxului. După generare, documentul poate fi descărcat, transmis sau păstrat în arhivă, iar utilizatorul poate reveni la istoric când are nevoie de verificare.
Întrebări frecvente
OCR-ul completează automat decontul?
Poate ajuta la extragerea datelor când integrarea este activă, dar utilizatorul trebuie să verifice manual rezultatul.
Pot introduce cheltuieli manual?
Da. Fluxul permite completarea manuală a cheltuielilor și corectarea datelor extrase.
Decontul consumă credite la previzualizare?
Previzualizarea nu este document final. Consumul se aplică operațiunilor finalizate conform setărilor.
Generează documentul în GenDoc
După ce alegi documentul potrivit, creezi contul, selectezi firma și completezi formularul. GenDoc te duce prin previzualizare înainte de generarea finală, ca documentul să fie verificat și pregătit pentru export.